Le contexte
Ekima Travel est une agence spécialisée dans les voyages sur mesure en Afrique australe.
Son site internet joue un rôle essentiel dans l’acquisition de nouveaux contacts : les visiteurs y découvrent les destinations, les itinéraires, les conseils de voyage, puis peuvent envoyer une demande de devis personnalisée.
Mais pour une agence de voyage sur mesure, une demande envoyée depuis le site ne doit pas simplement arriver dans une boîte mail. Elle doit pouvoir s’intégrer dans un vrai parcours métier : qualification du voyageur, suivi commercial, création du dossier, préparation du bulletin d’inscription, validation client et archivage des documents.
Ekima Travel utilise Travelyst pour gérer son activité commerciale et ses demandes de voyage. L’enjeu était donc de relier proprement le site WordPress à cet outil métier, sans multiplier les ressaisies manuelles.
Le besoin du client
Le besoin initial était clair : le formulaire de demande de devis du nouveau site devait rester simple pour l’utilisateur, tout en transmettant des données exploitables par l’équipe d’Ekima Travel.
Il fallait notamment pouvoir récupérer des informations comme :
- la destination souhaitée ;
- les dates de voyage ;
- le nombre de voyageurs ;
- le budget estimé ;
- le pays de départ ;
- les coordonnées du client ;
- les préférences de voyage ;
- la provenance de la demande ;
- l’acceptation éventuelle de l’inscription à la newsletter.
L’objectif n’était pas seulement de créer un formulaire.
L’objectif était de construire un pont fiable entre le site WordPress et Travelyst.
Notre solution
TYTAE a développé un plugin WordPress sur mesure pour Ekima Travel.
Ce module permet d’afficher un formulaire de demande de devis directement sur le site, puis de transmettre automatiquement les informations à Travelyst dans le format attendu.
Le formulaire reste intégré à WordPress, mais il ne fonctionne pas de manière isolée. Chaque demande est traitée, validée, enregistrée et envoyée vers l’outil métier de l’agence.
Cette approche permet à Ekima Travel de conserver un site administrable sous WordPress, tout en gardant Travelyst comme logiciel central pour le suivi commercial.
Un formulaire WordPress connecté à Travelyst
Le module développé permet d’intégrer le formulaire via un shortcode WordPress. Cela facilite son affichage sur différentes pages du site, par exemple dans une page de contact, une page destination ou une page voyage.
Lorsqu’un visiteur envoie sa demande, les données sont :
- contrôlées côté serveur ;
- nettoyées et structurées ;
- enregistrées dans WordPress ;
- envoyées à Travelyst ;
- transmises par email à l’équipe ;
- redirigées vers une page de confirmation.
Ce fonctionnement évite de dépendre uniquement de l’email. Même en cas de problème temporaire avec l’API ou l’envoi de notification, la demande reste enregistrée dans l’administration WordPress.
Une interface d’administration pour suivre les demandes
Le plugin ajoute une interface dédiée dans le back-office WordPress.
L’équipe peut y consulter les demandes reçues, vérifier les informations du voyageur, voir le statut d’envoi vers Travelyst et identifier rapidement une éventuelle erreur.
Un bouton de renvoi permet également de relancer manuellement une demande vers Travelyst si la transmission a échoué.
C’est un point essentiel dans ce type de projet : une demande de voyage représente une opportunité commerciale. Elle ne doit pas être perdue à cause d’un problème technique ponctuel.
Un parcours plus fiable jusqu’au bulletin d’inscription
Au-delà du formulaire de demande, le projet a aussi intégré un module de bulletin d’inscription.
Depuis l’administration, l’équipe peut créer un bulletin à partir d’une demande existante. Le voyageur reçoit ensuite un lien sécurisé lui permettant de compléter les informations nécessaires à son inscription.
Le bulletin permet notamment de collecter :
- les coordonnées du voyageur ;
- les informations générales du séjour ;
- les informations de passeport ;
- les contacts d’urgence ;
- l’acceptation des conditions générales ;
- la validation finale du dossier.
Une fois le bulletin complété, un PDF récapitulatif est généré automatiquement et peut être transmis au client.
Les bénéfices pour Ekima Travel
Cette intégration apporte plusieurs bénéfices concrets à l’équipe d’Ekima Travel.
D’abord, elle réduit les ressaisies manuelles. Les informations envoyées depuis le site sont déjà structurées pour être exploitées dans le parcours commercial.
Ensuite, elle sécurise la réception des demandes. Chaque soumission est conservée dans WordPress, avec un statut clair sur son envoi vers Travelyst.
Elle améliore aussi la qualité des données. Les champs obligatoires sont vérifiés, les informations sont normalisées et les erreurs de saisie sont limitées.
Enfin, elle simplifie le passage entre la demande de devis et l’inscription finale, grâce au module de bulletin et à la génération automatique du PDF.
WordPress reste le point d’entrée, Travelyst reste l’outil métier
Ce projet illustre parfaitement le rôle que peut jouer WordPress dans un écosystème métier.
WordPress n’a pas vocation à remplacer Travelyst.
Travelyst reste l’outil de gestion commerciale de l’agence.
En revanche, WordPress devient un point d’entrée fiable, capable de capter les demandes, de les structurer et de les transmettre au bon endroit.
C’est souvent la meilleure approche pour les entreprises qui disposent déjà d’un logiciel métier : ne pas tout reconstruire, mais créer une passerelle propre entre les outils.
Un développement pensé pour durer
Le module a été conçu comme un plugin WordPress dédié, afin de rester indépendant du thème et plus facile à maintenir dans le temps.
Il intègre également plusieurs éléments importants pour un projet professionnel :
- validation serveur des données ;
- protection anti-spam via reCAPTCHA ;
- conservation temporaire des demandes ;
- purge automatique des anciennes données ;
- gestion des erreurs d’envoi ;
- notifications email configurables ;
- compatibilité avec les besoins RGPD ;
- génération de documents PDF ;
- interface d’administration dédiée.
L’objectif était de livrer une solution utile au quotidien, pas simplement un formulaire technique.
Ce qu’il faut retenir
Pour Ekima Travel, le développement sur mesure a permis de transformer un formulaire WordPress en véritable outil de préqualification commerciale.
Le site ne se contente plus de recevoir des messages. Il alimente un workflow complet, depuis la première demande de voyage jusqu’au bulletin d’inscription.
Ce type de développement est particulièrement utile lorsque les besoins d’une entreprise dépassent les possibilités d’un plugin standard.
Chaque métier a ses propres contraintes, ses propres outils et ses propres étapes internes. Dans ces cas-là, un développement WordPress sur mesure permet de créer une solution parfaitement adaptée à la réalité du terrain.
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